Onkostennota's
Een onkostennota staat een werknemer toe kosten door te rekenen aan Codifly. Iedere maand moet de werknemer zijn/haar onkosten, tijdig (zie maandelijkse communicatie van HR), via Officient indienen mét een betaalbewijs. Het bedrag zal dan worden opgenomen in de loonberekening voor de desbetreffende maand.
Als de onkosten niet of incorrect worden ingediend, of zonder betaalbewijs, kunnen de onkosten ook niet worden terugbetaald.
Hoe vul ik deze in via Officient?
Bij het ingeven moet je per kost aangeven in het kader van welk project de onkost werd gemaakt en een verantwoording waarom deze kost nodig is.
Bewijs
Bemerk dat de aanvraag tot terugbetaling van onkosten te allen tijde moet worden gestaafd met bewijsstukken, deze dienen in bijlage te worden toegevoegd (indien mogelijk altijd een kasticket vragen). Geen bewijsstuk = geen terugbetaling.
In uitzonderlijke gevallen kan een bewijsstuk ook digitaal zijn, bijvoorbeeld een printscreen van de De Lijn-app.
Checklist
Hierbij nog even enkele regeltjes:
- Onkosten tijdig indienen
- Juiste soort onkost kiezen
- Alle bewijsstukken toevoegen als bijlage
- Geen fietskilometervergoeding op telewerkdagen
Enkele specifieke situaties
Met de fiets naar het werk
Bij Codifly moedigen we onze werknemers aan om met de fiets naar het werk te komen! Elke werknemer heeft recht op een vergoeding voor de kilometers afgelegd met de fiets van en naar de plaats van tewerkstelling (Codifly-kantoor of klantlocatie). Het toegekende bedrag is €0,35 per afgelegde kilometer (d.d. januari 2024 - onder voorbehoud van eventuele indexaties). Dit betreft een nettovoordeel. Werknemer en werkgever bepalen in onderling overleg wat de beste en veiligste route is. De kortste weg is immers niet altijd de veiligste. In de praktijk betekent dit dat je de route bespreekt met HR.
Als fietser ben je zelf verantwoordelijk voor de registratie van de gefietste kilometers en geef je deze zelf in via de app. Uiteraard krijg je geen fietskilometers op een thuiswerkdag. Je kan in Officient je fietsdagen ingeven. Deze optie berekent automatisch de afstand van jouw woonplaats naar het Codifly HQ (heen en terug). Hierbij moet je zelf geen berekeningen maken, very easy!
Met de trein of bus naar het werk
Deze kost wordt aan 80% (voor trein) of 71,8% (voor bus) terugbetaald.
Echter, we hebben ook een derdebetalersregeling met De Lijn en NMBS, waarbij wij het abonnement of ticket rechtstreeks aankopen. Deze methode geniet de voorkeur. Vragen? Ask HR!